ECF - FOCUS

Il software FOCUS rappresenta il complemento ideale per lo sviluppo e l'attuazione del percorso di EMPOWERMENT TEAM COACHING. Durante la progettazione di questo software abbiamo posto una grande attenzione alla praticità in termini di facilità di utilizzo, velocità di compilazione (il software richiede un tempo di compilazione di circa 10 minuti al mese) ed un forte impatto visivo attraverso grafici di andamento annuale già preimpostati per la stampa.

Crediamo sia importante ricordare che FOCUS non è un mezzo di controllo o di project management ma uno strumento che stimola ad essere proattivi verso gli obiettivi e ad essere "più squadra" attraverso un costante e trasparente confronto rispetto ai risultati e alle responsabilità.

Grazie all'apporto di FOCUS è infatti possibile monitorare gli avanzamenti del lavoro del vostro team rispetto alle 4 fondamentali variabili per il successo del team:

• Attuazione linee guida strategiche
• Attuazione linee guida relazionali
• Conseguimento obiettivi
• Realizzazione azioni

Nell'attuale contesto dove è assolutamente richiesta massima focalizzazione al risultato, concentrazione sulle azioni prioritarie, responsabilità individuale e reale gioco di squadra, FOCUS permetterà al vostro team di crescere insieme ottenendo risultati brillanti.

• Il software Focus è utilizzabile da qualsiasi postazione Internet andando all’indirizzo www.ecf-focus.it ed inserendo il proprio indirizzo email e la password con i quali avete effettuato la registrazione al vostro team aziendale.
   
• Una volta inseriti i vostri dati d'accesso sarete autorizzati ad agire sulle linee strategiche, su quelle relazionali e sugli obiettivi/azioni che vi vedono coinvolti in prima persona. Sarà inoltre possibile in ogni momento visionare lo stato d'avanzamento di tutti gli altri obiettivi.
   
• Tutte le schermate di focus sono preimpostate per la stampa in modo da rendere facile ed immediata la preparazione di report per riunioni, riflessioni personali, ecc.
   
• Nella homepage è sempre presente il cruscotto riassuntivo dello stato di avanzamento dei vostri progetti.

Il software Focus offre un livello di flessibilità molto alto. È possibile infatti:

• Personalizzare al massimo l'impostazione degli obiettivi, linee strategiche e relazionali. Questa possibilità di personalizzazione, in coerenza con le indicazioni ricevute e condivise nel workshop, permetterà di settare Focus ad hoc per la vostra realtà garantendo il massimo della concretezza in termini di risultati. Questo vale sia per quanto riguarda la scelta del numero delle linee e degli obiettivi che alla loro definizione in termini di linguaggio, che non sarà il risultato tra una scelta di campi precompilati ma sarà inserito direttamente da voi.
   
• Possibilità di scegliete la tipologia di valutazione delle azioni. La valutazione delle singole azioni sarà compilata dal singolo referente e portata in tal modo all'attenzione di tutto il team. La valutazione della realizzazione della singola azione tiene conto della tipologia di intervento che si differenzia in due modalità principali:
  - azione da realizzare progressivamente durante il periodo definito. In questo caso la valutazione viene esplicitata con una percentuale.
  - azione da realizzare in maniera puntuale in un momento specifico. In questo caso la valutazione viene esplicitata con un SI / NO.
   
• Possibilità di scegliere quanto tempo prima della scadenza si attiverà la funzionalità alert.

La funzionalità alert non è niente di invasivo o stressante, è solo un modo per non perdere di vista la scadenza di un'azione e della mancata valutazione di una linea strategica o relazionale. Per venire incontro alle vostre esigenze abbiamo scelto di far scegliere proprio a voi quanto tempo prima far scattare la funzionalità di alert. L'alert è composto principalmente da queste funzioni:

1. IL SEMAFORO: ogni azione attiva avrà un pallino colorato a fianco che indica il suo stato:
   il verde indica che l'azione è in linea con gli obiettivi temporali previsti o completata,
   l'arancione indica un avvicinarsi della scadenza (quanto prima della scadenza sarà attivo viene deciso da voi!)
   il rosso indica un azione scaduta.
    
2. ALERT IN HOMEPAGE: saranno presenti alcune comunicazioni relative alle prossime scadenze in homepage.

La funzione della homepage è quella di fornire un quadro riassuntivo che rappresenti, in maniera molto sintetica, lo stato di avanzamento del vostro lavoro e di quello di tutto il team. Gli elementi presenti in questa pagina sono:

• grafico di sintesi dello stato di compimento delle singole linee strategiche
• grafico di sintesi delle convinzioni
• grafico di sintesi dello stato di compimento delle singole linee relazionali
• 1 grafico di sintesi dello stato di compimento dei singoli obiettivi
• Le allerte relative alle compilazioni in scadenza delle tabelle di Focus e ai tempi di realizzazione degli obiettivi e delle azioni.

La sezione team aziendale è rappresentata da un elenco dei partecipanti dove è possibile visualizzare le mail personali e la posizione aziendale. È importante ricordare che il responsabile del team è indicato con questa immagine

Introduzione alle linee strategiche

COSA SONO: per linee strategiche si intendono le linee guida (generalmente non più di 3) ritenute particolarmente importanti per lo sviluppo del business aziendale. La loro durata è generalmente di un anno in quanto dovranno rappresentare un punto fermo ed altamente condiviso per l'operato comune del team. Esse rappresentano infatti il punto di partenza per impostare e condividere le linee relazionali e gli obiettivi con relative azioni. Una linea strategica è collegata agli aspetti distintivi di successo nel business.

COME VALUTARLE: La valutazione delle linee strategiche deve essere compilata con cadenza mensile. Per un corretto utilizzo del software vi chiediamo di farlo qualche giorno prima della fine del mese. La linea strategica non può, nella maggior parte dei casi, essere valutata in maniera puramente oggettiva; è quindi logico che siano anche le vostre sensazioni e percezioni a partecipare attivamente alla compilazione di tale valutazione. È inoltre possibile aggiungere alla vostra valutazione alcune note che potrebbero rivelarsi utili durante gli incontri di team. Sarà proprio durante questi incontri che, attraverso il dialogo attivo e costruttivo, le singole valutazioni saranno discusse dai membri del team in modo da creare un clima di scambio e di forte coesione.

Valutare una linea strategica

La sezione linee strategiche è composta dalla definizione di ogni singola linea strategica con eventuali note. Alla destra di ogni definizione è sempre visibile una barra che rappresenta al momento la sintesi della percezione di tutto il team.

Cliccando sopra ogni linea si può visualizzare:

• il grafico di andamento sui 12 mesi
• la valutazione personale e quella definitiva

La valutazione personale sarà divisa in due sezioni:

• il mio contributo: quanto il mio contributo personale è stato in linea con le mie aspettative. Rappresenta un modo per essere responsabili in prima persona e rafforza il "senso di proprietà".
• il team: quanto l'operato del team nel suo complesso è stato in linea con le aspettative

Gli scostamenti tra la valutazione del contributo personale e quella del team saranno visibili nel grafico, per ogni singolo utente.

La valutazione definitiva spetta al responsabile del Team sulla base del massimo livello di condivisione con tutti membri.

Guida in costruzione

Introduzione alle linee relazionali

COSA SONO: le linee relazionali, generalmente non più di tre, indicano i comportamenti le convinzioni condivise dal team che avranno il fine di creare uno stile di comportamento che faciliti il raggiungimento di risultati positivi. Le linee relazionali sono per natura soggettive e la loro valutazione da parte dei singoli partecipanti servirà a sviluppare una maggior apertura al dialogo ed alla condivisione degli stessi.

COME VALUTARLE: La valutazione sulle linee relazionali deve essere compilata con cadenza mensile, per un corretto utilizzo del software vi chiediamo di farlo qualche giorno prima della scadenza. Le linee relazionali possono riguardare gli aspetti della comunicazione interna al team, le modalità di decisione, una nuova mentalità nell'affrontare i problemi, elementi per lo sviluppo della squadra, ecc. Anche qui saranno le vostre sensazioni a guidarvi. Anche qui è presente la possibilità di aggiungere alla vostra valutazione alcune note che potrebbero rivelarsi utili durante gli incontri di team. Sarà proprio durante questi incontri che, attraverso il dialogo attivo e costruttivo, le singole valutazioni saranno discusse dai membri del team in modo da creare un clima di scambio e di forte coesione.

Valutare una linea strategica

La struttura di valutazione di una linea relazionale è esattamente uguale a quella delle linee strategiche per cui, se avessi delle perplessità, ti consigliamo di tornare alla sezione precedente.

COSA SONO: gli obiettivi e le azioni, a differenza di quanto detto per le linee strategiche e relazionali, devono essere per natura il più oggettive e misurabili possibile. Non vi è un numero preciso di obiettivi ed azioni utili al loro raggiungimento, ma si consiglia di non superare i 10 obiettivi. Ogni obiettivo ed ogni azione avrà uno o più responsabili che inseriranno mensilmente il livello di raggiungimento. Come detto in precedenza, ogni partecipante al team potrà vedere in totale trasparenza lo stato di avanzamento di tutti gli obiettivi. Ad ogni azione varrà attribuito un grado d'incidenza sul raggiungimento dell'obiettivo che varierà da 1 a 5 stelle (1min 5 max) ed influirà sulla percentuale finale di completamento. La cadenza temporale di compilazione è sempre mensile.

Valutare un obiettivo e le singole azioni

La sezione obiettivi e azioni è composta, come per le precedenti, da una schermata dove è possibile vedere tutti gli obiettivi con relativo stato di completamento. Una volta selezionato un obiettivo si vedrà il grafico di avanzamento sui dodici mesi.

La valutazione della percentuale di completamento generale dell'obiettivo sarà in questo caso affidata al responsabile dell'obiettivo sulla base dei dati oggettivi.

La valutazione delle singole azioni sarà compilata dal singolo referente e portata in tal modo all'attenzione di tutto il team. La valutazione della realizzazione della singola azione tiene conto della tipologia di intervento che si differenzia in due modalità principali:

• azione da realizzare progressivamente durante il periodo definito. In questo caso la valutazione viene esplicitata con una percentuale.
• azione da realizzare in maniera puntuale in un momento specifico. In questo caso la valutazione viene esplicitata con un SI / NO.